Az IBTM World júniusi cikke az új, vagy tovább erősödő 2024-es rendezvénytechnológiai újdonságokkal és trendekkel foglalkozik, többek között az AI rendezvényipari használatának legjobb gyakorlataiból ad ízelítőt. A cikkből kivett részletek magyar nyelvű összefoglalói nem szó szerinti fordítások.

Az eseménykommunikáció testreszabása

Ha nem is azt kérjük a ChatGPT-től, hogy fogalmazza meg a következő rendezvényünk üzeneteit, abban mindenképpen segíthet, hogy az általunk megfogalmazott üzeneteket a különböző összetételű közönségünk csoportjainak ízlésére szabja, vagy akár hozzáadja minden egyes résztvevő nevét az üzenethez. Ez a módszer jól működhet már az előkommunikációban, de az esemény közben is küldhetünk személyre szabott üzeneteket, javaslatokat a résztvevőknek.

Brandingelhető chatbotok

A rendezvényágazatban már jól bevált chatbot-technológia jelentős segítséget tud nyújtani a részvevők alapvető kérdéseinek hatékony megválaszolásában. Mindenkinek érdemes elgondolkodnia ennek a technológiának a beépítésén a honlapjába, vagy rendezvényapplikációjába a résztvevői élmény fokozása, illetve a munkatársak idejének optimális kihasználása érdekében. Egyre kifinomultabb módszerek állnak rendelkezésre: a vállalatok arculatát hordozó hangot vagy személyt is állíthatunk már a technológia mögé.

Esemény-adatelemzés

Az adatgyűjtő szoftverek és az AI analitikai eszközök között érdekes párhuzam van, ami új utakat nyithat a rendezvényszervezők számára az adatelemzés területén. Az AI-adatelemzés gyakran képes olyan trendeket is felismerni, amik felett elsiklottunk; ezekre pedig érdemes lehet figyelmet fordítani, hiszen az új trendek azonosítása vezethet el a rendezvények sikeres továbbfejlesztéséhez. Az AI hasznos eszköz lehet az eseményadat-elemzés racionalizálásában, a folyamat hatékonyabbá tételében is. Bár a konklúziók levonása továbbra is a mi feladatunk marad, az AI-szoftverek segíthetnek az adatok azonnali rendszerezésében, a trendek kiemelésében vagy bizonyos minták keresésében, így több idő marad az azzal kapcsolatos döntések meghozatalára, hogy mihez kezdjünk a rendelkezésünkre álló új információkkal. 

Fordítás és feliratozás

Egy adott rendezvény nyelve sok esetben jelenthet akadályt a téma iránt érdeklődők számára, ami miatt a vágyottnál jóval kevesebb lehet a résztvevők száma. A nyelvi akadályok kiküszöbölésére kifejlesztett AI-technológiák már képesek valós idejű fordítást biztosítani az előadásokhoz és panelbeszélgetésekhez. A fordítás mellett pedig – a hallássérültek számára – biztosítható a valós idejű feliratozás is ugyanezzel a technológiával. A feliratokat az előadások élő közvetítése során, vagy akár az előadó(k) melletti képernyőn is megjeleníthetjük. Ezáltal jelentősen növelhetjük rendezvényünk résztvevőinek számát.

Event-Apps

Az eseményekhez készült, személyre szabott alkalmazások ma már nem számítanak innovációnak, de 2024-ben is bővül a használatuk köre azzal a céllal, hogy javítsák az ügyfélélményt. Néhány példát ragadtunk ki ezeknek az applikációknak az újszerű alkalmazására vonatkozóan:

• Személyre szabott rendezvényprogram

A rendezvényalkalmazások eddig is jó szolgálatot nyújtottak a résztvevőknek abban, hogy megfelelő időben tájékozódhassanak az adott rendezvény éppen zajló előadásairól és más programjairól, továbbá a helyszínnel kapcsolatos tudnivalókról. A továbbfejlesztett verzió azonban már arra is lehetőséget ad, hogy a résztvevők a saját érdeklődésüknek megfelelő programtervet állítsanak össze a rendezvényprogram alapján. A saját személyre szabott program elkészítése segíthet a résztvevők jobb elköteleződésében már az eseményt megelőzően is, és mindenképpen növeli az ügyfélélményt. Ezt az ötletet továbbgondolva arra is van mód, hogy többféle szempont alapján, különböző minta-programterveket állítsunk össze a potenciális ügyfelek számára az érdeklődési körüknek megfelelően. Ezeket a minta-programterveket is elérhetővé tehetjük az appban, jó kiindulópontot adva a felhasználóknak a saját tervük összeállításához. 

• Valós idejű interakció

A résztvevők elkötelezettségének, a rendezvény programjaiban való tényleges részvételének felmérése minden szervező számára fontos szempont, hiszen a sikeres rendezvény egyik mutatójának tekinthető. Ebben is segítséget nyújthat számunkra a legújabb technológia, az olyan mobilalkalmazások bevetése, amelyek valós idejű kommunikációra ösztönzik a résztvevőket a rendezvény során. A közönség az applikáció felhasználásával intézhet kérdéseket az előadókhoz, vehet részt szavazásban és panelbeszélgetésekben. Ezekkel a lehetőségekkel nem csak azt biztosíthatjuk, hogy résztvevőink jobban bevonódjanak az eseménybe, hanem igazán értékes adatokhoz is juthatunk az esemény értékelése szempontjából.

• Üzenetküldés

Különösen azokon a rendezvényeken lehet hasznos ennek az alkalmazásnak a bevetése, amelyeken a networking is szerepet kap. Az erre fejlesztett applikáció segítségével azoknak a partnereiknek küldhetnek üzenetet a résztvevők az esemény során, akikkel találkozni szeretnének. A kizárólag a rendezvény résztvevői számára rendelkezésre álló chat funkció segítségével növelhetjük a résztvevők aktivitását a rendezvényapplikációban, valamint erősíthetjük a résztvevők egymás közötti kommunikációját is, így hozzájárulva a rendezvény kellemes légkörének kialakításához. Megfontolandó egy olyan partnerkereső funkció létrehozása is, ahol a résztvevők az alkalmazás üzenetküldő funkcióján keresztül, azonos üzleti céljaik alapján találhatják meg egymást.

A cikk további részében olvashatunk még arról, hogy a virtuális valóság technológiáját használva hogyan vonhatjuk be teljesen az adott rendezvény élményeibe azokat, akik nem tudnak jelen lenni az eseményen. Érdekes szempont, hogy a rendezvényszervezőknek ma már lehetőségük van arra is, hogy létrehozzák az esemény helyszínének virtuális változatait, amelyekben a távoli résztvevők mozoghatnak.

Az interaktív élmények nyújtása még mindig az egyik legfontosabb és évek óta erősödő rendezvénytechnológiai trendnek számít. A VR használatával igyekeznek hatékonyabban bevonni a résztvevőket a különböző kiállítások és trade show-k alkalmával. Különösen elterjedt az interaktív élménnyújtás a MICE szektorban, egy desztináció vagy tevékenység promóciója esetében, amikor fejejthetetlen, magával ragadó élményt kívánnak nyújtani az érdeklődőknek.

A cikk végül rátér a biztonság kérdésére is, ami a rendezvényszervezők egyik legfontosabb szempontja, nem csak a rendezvény alatt, hanem az azzal kapcsolatos digitális információk vonatkozásában is. Az új rendezvénytechnológiákat ezen a területen is érdemes bevetni:

Az AI arcfelismerő technológiája különösen hasznos lehet a nagy résztvevő számú rendezvények esetében, ahol egyrészt egyszerűsítheti a beléptetési folyamatot, másrészt azáltal növeli a rendezvény biztonságát, hogy csak az előzetesen regisztrált személyeket engedi be a rendezvényre. Egyre fontosabb szempont a résztvevők adatainak kiberbiztonsága is. Számos új rendezvénytechnológiai eszköz áll rendelkezésre, amelyek segítségével biztonságban tudhatjuk a résztvevők adatait. A rendezvényalkalmazások fejlesztése vagy a használni tervezett szoftverek kiválasztása során érdemes meggyőződni arról, hogy ezek kiberbiztonsági referenciái megfelelőek.

Forrás:https://www.ibtmworld.com/en-gb/blog/tech-and-software/new-event-technology.html